Las licitaciones hospitalarias de productos para la incontinencia en adultos rara vez se deciden en función de una sola cifra. Los evaluadores suelen someter las ofertas a varios filtros. En primer lugar, se analizan los documentos de cualificación y cumplimiento de los proveedores; a continuación, las pruebas de laboratorio o las especificaciones; después, la evaluación del producto a nivel de planta; y, por último, la comparación de precios o de costes totales. Una oferta puede quedar descartada en cualquier filtro, y un precio bajo solo cuenta si la oferta supera los filtros anteriores. Para los fabricantes, distribuidores y proveedores de marcas blancas, esto cambia la forma en que debe elaborarse la respuesta a la licitación. La pregunta ya no es “¿es nuestro pañal lo suficientemente absorbente?”, sino si se puede demostrar, con datos comparables, que el producto funciona en una sala de hospital, que los envíos a granel se corresponderán con la muestra y que el suministro puede mantenerse. Este artículo explica cómo funcionan normalmente esos filtros y qué hay que preparar antes de presentar una oferta.
La mayoría de las licitaciones de los hospitales y del sector público combinan requisitos de «aprobado/suspendido» con una puntuación ponderada. Los criterios obligatorios descartan las ofertas que no cumplen los requisitos. A continuación, los criterios puntuables comparan las ofertas restantes en función de la calidad, el servicio y el coste.
Las investigaciones confirman esta tendencia. A Revisión de las licitaciones en el ámbito sanitario publicada en la revista «International Journal of Technology Assessment in Health Care» Se analizaron las licitaciones de tecnología médica recopiladas durante 2015. Se observó que había pocas licitaciones basadas únicamente en el precio (11 de 226) y que el método de puntuación más habitual era la suma de puntuaciones. La mayor parte de la ponderación, alrededor de 64%, se asignó a criterios de calidad. El “coste total” aparecía con frecuencia en los documentos, pero se utilizaba de forma inconsistente. La muestra abarca la tecnología médica en general, no los productos para la incontinencia, y tiene ya una década de antigüedad. Considérese como una tendencia, no como un punto de referencia para una licitación concreta.
En la Unión Europea, Directiva 2014/24/UE permite a los poderes adjudicadores identificar la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico utilizando un enfoque de rentabilidad, como el cálculo de los costes del ciclo de vida, y no basándose únicamente en el precio. El grado en que un hospital aproveche esa flexibilidad depende de la legislación nacional y de los pliegos de condiciones.
| Fase de evaluación | Lo que pregunta el evaluador | Pruebas que suelen solicitarse | Motivo habitual por el que una oferta queda descartada |
|---|---|---|---|
| 1. Requisitos y cumplimiento | ¿Está el proveedor en condiciones, tanto desde el punto de vista legal como operativo, de realizar el suministro? | Certificados de sistemas de calidad, declaraciones de conformidad cuando proceda, seguros, respuestas en materia de sostenibilidad o de valor social | Certificados a nombre de otra entidad jurídica, sin que exista ningún acuerdo que los vincule con el licitador |
| 2. Especificaciones técnicas | ¿Cumple cada producto los requisitos de rendimiento y fabricación indicados? | Métodos de ensayo especificados, informes de laboratorio por SKU y por talla, declaraciones de materiales y de fabricación | Informes sin condiciones de prueba o en los que solo se ha probado una talla |
| 3. Evaluación en la sala o evaluación clínica | ¿Funciona para el personal y los pacientes en situaciones reales de atención sanitaria? | Muestras listas para su distribución en las salas, participación en ensayos clínicos, asistencia en la determinación de tallas, puntuación de las opiniones del personal | Muestras que difieren del producto a granel o que no se adaptan bien a los distintos tipos de complexión |
| 4. Comercial y de aprovisionamiento | ¿Cuánto cuesta y se puede mantener el suministro? | Lista de precios, configuración de los paquetes, plazo de entrega, plan de continuidad, condiciones de control de cambios | Configuraciones de los lotes que cambian tras la adjudicación; compromisos de suministro poco claros |
La tabla es un resumen de las fuentes citadas en este artículo, no una plantilla universal para licitaciones. El orden es importante. Un proveedor con un resultado excelente en la evaluación de la unidad de cuidados aún así perderá si su documentación falla en la fase 1. Un expediente de cumplimiento impecable no puede salvar a un producto que tiene fugas durante el turno de noche.
La fase 1 es principalmente documental. La cadena de suministro del NHS… Anuncio de información previa sobre productos de incontinencia desechables y lavables muestra lo que un gran comprador público indica antes de una licitación. Según este documento, es posible que los solicitantes tengan que presentar:
Asimismo, se indicó que los solicitantes deben contar con un plan de reducción de emisiones de carbono y que las preguntas sobre el valor social tendrían una ponderación mínima de 10%.
Hay un detalle que pasa fácilmente desapercibido. Cuando los certificados de calidad no estén a nombre del propio solicitante, este deberá presentar acuerdos en los que se establezcan las responsabilidades de cada una de las partes de la cadena de suministro. Los distribuidores y las marcas blancas que se abastecen de una fábrica se enfrentan directamente a esta situación.
Se trataba de un anuncio previo a la licitación; los requisitos definitivos figuran en la convocatoria de licitación. Además, los requisitos varían según los mercados. El hecho de que un producto para la incontinencia en adultos esté regulado como producto sanitario depende de la jurisdicción y de las propiedades que se le atribuyan. Es recomendable confirmar la clasificación con un especialista en normativa, en lugar de darla por sentada.
Algunos compradores públicos incluyen en los pliegos de condiciones límites de adquisición y de rehumectación, y solicitan pruebas de laboratorio en lugar de las afirmaciones que figuran en los folletos.
El programa Medi-Cal de California ofrece un claro ejemplo público. Su Revisión de los productos para la incontinencia y procedimientos de contratación (Revisión de abril de 2022) establece los valores objetivo para los calzoncillos y la ropa interior protectora:
La adquisición y la rehumectación deben realizarse de acuerdo con la norma NWSP 070.9.R1. Los procedimientos exigen informes de ensayo para los tamaños medianos y grandes, así como un laboratorio que no esté vinculado al fabricante, al distribuidor ni al proveedor. Un producto podrá seguir siendo tenido en cuenta si solo un parámetro no alcanza su valor objetivo en no más de 15%.
No pierdas de vista el contexto. Medi-Cal es un proceso estatal de revisión y contratación de productos de Medicaid, no una licitación hospitalaria, y estos valores reflejan sus propias decisiones políticas. Muestran cómo un comprador público estructura un pliego de condiciones: un método concreto, un parámetro definido, un objetivo y datos independientes. No son umbrales que deban copiarse en un documento hospitalario.
La capacidad total mide la cantidad de líquido que puede contener un producto. No mide la rapidez con la que el producto absorbe un espacio vacío, ni si la superficie permanece seca bajo el peso corporal. Una oferta que destaque una cifra elevada de capacidad y que apenas mencione la absorción y la rehumectación suscitará las preguntas que planteará un evaluador con experiencia.
| Afirmación de prueba | Lo que le indica al evaluador | Lo que no les dice | Lo que debe aportar un licitador |
|---|---|---|---|
| Capacidad total (por ejemplo, ISO 11948-1) | Cantidad máxima de líquido que puede contener el producto completo en un montaje de laboratorio | Velocidad de admisión, sequedad de la superficie, fugas durante el uso | Método, edición, tamaño de la muestra, tamaños analizados |
| Tasa de adquisición | Velocidad de ingesta de líquido | Comportamiento una vez que el núcleo está parcialmente cargado | Volumen de dosis, número de dosis, intervalo |
| Vuelva a mojar | La humedad superficial volvió a aparecer bajo carga | Capacidad o ajuste | Presión aplicada, cuya medición se realizó previamente |
| Capacidad de retención | El líquido se retiene sin que se produzcan fugas ni se vuelva a humedecer | Rendimiento en huecos repetidos | Referencia del método, ya que puede depender del comprador |
| Pruebas con dosis múltiples | Rendimiento tras micciones repetidas | Ajuste, comodidad y facilidad de uso para el personal | Protocolo completo, laboratorio independiente |
Se trata de una comparación cualitativa y no incluye valores medidos. La diferencia entre Pruebas de insulto único frente a pruebas de insultos múltiples Esto es especialmente importante en los niveles de uso intensivo, nocturno e institucional, en los que el tiempo de uso abarca varios periodos de vaciado. Dos informes pueden indicar ambos “rehumectación” y, aun así, resultar imposibles de comparar. Los evaluadores que comprenden esto solicitan el recuento de dosis, el volumen, el intervalo y la carga.
Los métodos de ensayo también tienen un ámbito de aplicación. Las directrices de EDANA sobre su Método de ensayo de absorción antes de la fuga Afirma que el método se desarrolló para productos destinados a la incontinencia moderada y grave utilizados por pacientes encamados. También señala que los resultados correspondientes a productos que quedan fuera del ámbito de aplicación carecen de relevancia debido a su elevada variabilidad. EDANA señala que, en ocasiones, los compradores o las entidades pagadoras solicitan resultados de ABL para toda una gama de productos. Un licitador que pueda explicar por qué un método es o no adecuado para un producto concreto resulta más creíble que aquel que presenta una cifra para cada línea.
En una licitación se aprueba un producto en un momento determinado, pero el hospital lo adquiere durante años. La muestra enviada para su evaluación es el producto en sus mejores condiciones. Si el tejido no tejido, el polímero superabsorbente o el elástico cambian tras la adjudicación y el pliego de condiciones no establece ningún límite, técnicamente no se ha incumplido nada.
Por ello tolerancias de los materiales en la especificación, los certificados de análisis por lote y los compromisos de control de cambios deben figurar en la oferta. Demuestran que el proveedor espera que el producto entregado sea el producto aprobado. Sin embargo, unos límites más estrictos no son necesariamente mejores. Deben ajustarse a lo que el proceso de producción y el método de ensayo pueden garantizar de forma fiable. De lo contrario, el límite se convierte en una fuente de disputas en lugar de en una protección.
La evaluación en sala es donde los productos que cumplen con las especificaciones siguen fallando. Los documentos no indican si un pañal se puede colocar rápidamente a un paciente que no puede mantenerse de pie, ni si se mantiene en su sitio tras cambiarlo de posición.
En el anuncio de NHS Supply Chain se indicaba que podría exigirse a los licitadores que presentaran muestras listas para su uso en las salas de hospital para cada producto objeto de la licitación. Asimismo, se señalaba que podrían realizarse pruebas de los productos en cualquier momento del proceso de licitación y durante la vigencia del acuerdo marco. Los licitadores deben tener en cuenta que las muestras servirán como un control de calidad continuo, y no solo como un obstáculo inicial.
Los paneles suelen clasificar los productos según el contexto de cuidados, en lugar de elaborar un único informe para todos. El mismo anuncio divide el mercado en lotes que incluyen pañales de entrenamiento, pañales todo en uno, productos con cinturón, compresas para braguitas de fijación y productos accesorios, como compresas para procedimientos y sábanas. Para los pacientes encamados o en fase postoperatoria, a menudo se argumenta que los pañales con lengüetas reutilizables que se abren por completo se adaptan mejor al flujo de trabajo. El análisis del fabricante sobre por qué los hospitales suelen preferir los pañales para adultos con lengüeta explica este caso. A los pacientes que pueden desplazarse por sí mismos y ir al baño por sí mismos les puede ir mejor con los pañales tipo «pull-ups». Las empapadoras suelen considerarse un artículo aparte. El Lista de comprobación para la adquisición de empapadores para hospitales y residencias de ancianos abarca la velocidad de entrada, el rehumedecimiento, la lámina posterior y la disciplina de empaquetado para esa categoría.
Las evaluaciones de distrito suelen analizar:
El departamento de control de calidad decidirá cómo se lleva a cabo este proceso. Envía productos de la línea de producción en las tallas por las que estás pujando, en el formato de envase con el que pretendes suministrarlos.
No necesariamente. En las licitaciones en las que se valora el coste total, una propuesta que resulte más barata por unidad puede acabar siendo el producto más caro en la práctica.
Una fuga conlleva una serie de costes: un cambio rápido, una limpieza, a veces un cambio de bata y de sábana bajera, además del tiempo dedicado por el personal de enfermería. El análisis de la el coste oculto de las fugas en la asistencia institucional muestra cómo se distribuyen esos costes en los distintos presupuestos. También explica por qué una pequeña diferencia de precio por encargo puede verse compensada por los costes de mano de obra y ropa de cama. Los marcos normativos que permiten el cálculo de los costes a lo largo del ciclo de vida, como la directiva de la UE mencionada anteriormente, proporcionan a los evaluadores una base para tenerlos en cuenta.
Esto solo es válido cuando la licitación se basa en el coste total y cuando el proveedor puede demostrar un menor nivel de desviación. En una licitación basada únicamente en el precio o en la que predomina el criterio de «aprobado/rechazado», el precio unitario es el factor decisivo entre las ofertas que cumplen los requisitos. En ese caso, el proveedor debe cumplir exactamente con las especificaciones, evitar el exceso de construcción y fijar el precio a partir de una estructura de costes conocida. La evidencia de los ahorros debe proceder de los propios datos de pruebas del comprador o de un modelo transparente, no de afirmaciones genéricas.
Se observan varios modos de fallo recurrentes. Estos se derivan de la estructura de la evaluación y de los documentos analizados para este artículo. No constituyen un estudio cuantitativo de las ofertas rechazadas.
Preparar el dossier de documentación antes de que se abra el plazo de presentación de ofertas resulta más económico que hacerlo cuando ya hay una fecha límite. Una lista de comprobación práctica:
Los proveedores también pueden ver cómo organiza un fabricante su propia documentación. LOVINHUG’s informes de ensayos realizados por terceros y documentos de certificación En esta página se describen los informes por SKU que abarcan la absorción, la rehumectación, las fugas y la transpirabilidad, además de los archivos relativos al sistema de calidad y al cumplimiento normativo, disponibles previa solicitud. Independientemente de lo que ofrezca un proveedor, los compradores deben solicitar ver los documentos originales. Deben comprobar la entidad jurídica que figura en cada uno de ellos y confirmar que las condiciones de ensayo se ajustan a las especificaciones de la licitación.
Los compradores de hospitales pueden utilizar esa misma lista a la inversa como marco de puntuación. Si una oferta no puede dar respuesta a la mayor parte de los puntos, el evaluador ya habrá identificado el riesgo de suministro antes incluso de que se envíe la primera caja.
La mayoría comienza con criterios obligatorios: cualificación del proveedor, certificados del sistema de calidad, documentación normativa aplicable y seguros. Las ofertas que no cumplan estos requisitos se descartan antes de la puntuación técnica o económica. Los requisitos exactos varían según el país y el pliego de condiciones.
Entre los parámetros habituales se incluyen la velocidad de absorción, la rehumectación, la retención o la capacidad total y, en ocasiones, la transpirabilidad, a menudo según métodos específicos como el NWSP 070.9.R1 o la norma ISO 11948-1. Los productos de uso intensivo también pueden requerir datos de múltiples dosis. Los requisitos varían según los compradores.
No. Muchas licitaciones utilizan una puntuación ponderada con criterios de calidad, y algunos marcos normativos permiten el cálculo de los costes del ciclo de vida. También existen licitaciones basadas únicamente en el precio o en un sistema estrictamente de «aprobado/suspendido», por lo que la respuesta depende de cómo esté redactada la licitación.
A menudo. Los compradores pueden solicitar muestras listas para su uso en sala y pueden probar los productos tanto durante como después de la licitación. Los paneles suelen evaluar el ajuste, la facilidad de aplicación, la estabilidad tras el reposicionamiento y la sequedad de la superficie, por lo que las muestras deben coincidir con el producto de serie.
Con frecuencia. El procedimiento publicado por Medi-Cal, por ejemplo, exige que el laboratorio no esté vinculado al proveedor y que se faciliten resultados para tamaños medianos y grandes. Comprueba la redacción de cada licitación, ya que los requisitos relativos a los tamaños, los métodos y la independencia del laboratorio varían.
La rehumectación depende del volumen de la dosis, el número de dosis, el intervalo, la carga aplicada y el momento de la medición. Si las condiciones no son las mismas, las cifras miden aspectos distintos. Los evaluadores deben solicitar los protocolos completos o volver a realizar las pruebas a todos los candidatos siguiendo un único método.
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