Les appels d’offres hospitaliers portant sur les produits d’incontinence pour adultes ne se résument que rarement à un seul chiffre. Les évaluateurs soumettent généralement les offres à plusieurs critères de sélection. Les documents relatifs à la qualification et à la conformité des fournisseurs viennent en premier lieu, suivis des résultats de laboratoire ou des preuves de conformité aux spécifications, puis de l’évaluation des produits au niveau des services, et enfin d’une comparaison des prix ou des coûts totaux. Une offre peut être rejetée à n’importe quelle étape, et un prix bas ne compte que si l’offre a franchi les étapes précédentes. Pour les fabricants, les distributeurs et les fournisseurs de marques de distributeur, cela modifie la manière dont une réponse doit être élaborée. La question n’est plus “ notre serviette est-elle suffisamment absorbante ? ”, mais de savoir si vous pouvez prouver, à l’aide de données comparables, que le produit est performant en service, que les livraisons en vrac correspondront à l’échantillon et que l’approvisionnement pourra être assuré de manière continue. Cet article explique comment ces critères de sélection fonctionnent généralement et ce qu’il faut préparer avant de soumissionner.
La plupart des appels d'offres lancés par les hôpitaux et le secteur public combinent des critères de conformité (réussite/échec) et une notation pondérée. Les critères obligatoires permettent d'écarter les offres non conformes. Les critères notés permettent ensuite de comparer les offres restantes en fonction de la qualité, du service et du coût.
Les études confirment cette tendance. A étude des appels d'offres dans le domaine de la santé publiée dans l'International Journal of Technology Assessment in Health Care a examiné les appels d’offres relatifs aux technologies médicales recueillis en 2015. L’étude a révélé que les appels d’offres fondés uniquement sur le prix étaient peu nombreux (11 sur 226) et que la méthode de notation la plus courante consistait à additionner les notes. La majeure partie de la pondération, soit environ 64%, était attribuée aux critères de qualité. Le terme “ coût total ” apparaissait souvent dans les documents, mais son utilisation manquait de cohérence. L’échantillon porte sur les technologies médicales en général, et non sur les produits pour l’incontinence, et il date d’une dizaine d’années. Il convient de le considérer comme une tendance générale et non comme une référence pour un appel d’offres en particulier.
Dans l'Union européenne, Directive 2014/24/UE permet aux pouvoirs adjudicateurs d'identifier l'offre la plus avantageuse sur le plan économique en s'appuyant sur une approche de rapport coût-efficacité, telle que l'analyse des coûts sur l'ensemble du cycle de vie, et non pas uniquement sur le prix. La mesure dans laquelle un hôpital fait usage de cette flexibilité dépend de la législation nationale et du cahier des charges.
| Phase d'évaluation | Ce que demande l'évaluateur | Pièces justificatives généralement demandées | Raison courante pour laquelle une offre est retirée |
|---|---|---|---|
| 1. Qualification et conformité | Le fournisseur est-il en mesure, tant sur le plan juridique qu'opérationnel, d'assurer l'approvisionnement ? | Certificats relatifs au système qualité, déclarations de conformité le cas échéant, assurances, engagements en matière de développement durable ou de responsabilité sociale | Certificats détenus par une autre personne morale, sans accord les liant au soumissionnaire |
| 2. Spécifications techniques | Chaque produit répond-il aux exigences de performance et de fabrication indiquées ? | Méthodes d'essai spécifiées, rapports de laboratoire par référence et par taille, déclarations relatives aux matériaux et à la fabrication | Rapports ne précisant pas les conditions d'essai, ou ne portant que sur une seule taille |
| 3. Évaluation en service ou évaluation clinique | Est-ce que cela fonctionne pour le personnel et les patients dans des situations réelles de soins ? | Échantillons prêts à être distribués dans les services, participation aux essais cliniques, aide au choix de la taille, évaluation des commentaires du personnel | Des échantillons qui diffèrent du produit en vrac, ou qui ne s'adaptent pas bien à toutes les morphologies |
| 4. Activités commerciales et approvisionnement | Combien cela coûte-t-il, et l'approvisionnement peut-il être assuré à long terme ? | Barème de prix, configuration des lots, délais de livraison, plan de continuité, conditions de contrôle des modifications | Configurations des lots qui changent après l'attribution du marché, engagements d'approvisionnement imprécis |
Ce tableau est une synthèse des sources citées dans cet article ; il ne s'agit pas d'un modèle universel d'appel d'offres. L'ordre des étapes est important. Un fournisseur ayant obtenu d'excellents résultats lors de l'évaluation des services perdra tout de même le marché si son dossier administratif présente des lacunes dès la première étape. Un dossier de conformité irréprochable ne saurait sauver un produit qui présente des fuites pendant le service de nuit.
La phase 1 est essentiellement de nature documentaire. Celle de NHS Supply Chain avis d'information préalable concernant les produits d'incontinence jetables et lavables indique ce qu'un grand acheteur public précise avant de lancer un appel d'offres. Il précise que les candidats pourraient devoir fournir :
Le document précise également que les candidats doivent disposer d'un plan de réduction des émissions de carbone et que les questions relatives à la valeur sociale se verront attribuer une pondération minimale de 10%.
Il y a un détail qui passe facilement inaperçu. Lorsque les certificats de qualité ne sont pas établis au nom du demandeur, celui-ci doit fournir des accords précisant les responsabilités de chaque partie de la chaîne d'approvisionnement. Les distributeurs et les marques de distributeur qui s'approvisionnent auprès d'une usine sont directement concernés par cette situation.
Il s'agissait d'un avis préalable d'appel d'offres ; les exigences définitives figurent dans l'appel d'offres. Les exigences varient également d'un marché à l'autre. Le fait qu'un produit destiné à l'incontinence chez l'adulte soit ou non réglementé en tant que dispositif médical dépend de la juridiction concernée et des allégations associées au produit. Il est préférable de vérifier la classification auprès d'un spécialiste de la réglementation plutôt que de se baser sur des suppositions.
Certains acheteurs publics fixent des limites en matière d'acquisition et de réhumidification dans leurs cahiers des charges et exigent des résultats de laboratoire plutôt que de se fier aux allégations figurant dans les brochures.
Le programme Medi-Cal de Californie en est un exemple concret. Son Examen des produits destinés à l'incontinence et procédures de passation de marchés (Révision d'avril 2022) a fixé des valeurs cibles pour les slips et les sous-vêtements de protection :
L'acquisition et la réhumidification doivent respecter la norme NWSP 070.9.R1. Ces procédures exigent des rapports d'essai pour les tailles moyennes et grandes, ainsi qu'un laboratoire indépendant du fabricant, du distributeur ou du fournisseur. Un produit peut néanmoins être pris en considération si un seul paramètre ne respecte pas la valeur cible, à condition que l'écart ne dépasse pas 15%.
Gardez le contexte à l'esprit. Medi-Cal est un processus d'évaluation des produits et de passation de marchés de Medicaid au niveau de l'État, et non un appel d'offres hospitalier ; ces valeurs reflètent ses propres choix stratégiques. Elles illustrent la manière dont un acheteur public structure un cahier des charges : une méthode désignée, un paramètre défini, un objectif et des données indépendantes. Il ne s'agit pas de seuils à reproduire tel quel dans un document hospitalier.
La capacité totale indique la quantité de liquide qu'un produit peut retenir. Elle ne mesure pas la vitesse à laquelle le produit absorbe un liquide, ni si la surface reste sèche sous le poids du corps. Une offre qui met en avant une capacité élevée sans donner de précisions sur l'absorption et le réhumidification suscitera inévitablement des questions de la part d'un évaluateur expérimenté.
| Exemple de demande d'indemnisation | Ce que cela indique à l'évaluateur | Ce qu'il ne leur dit pas | Ce qu'un soumissionnaire doit fournir |
|---|---|---|---|
| Capacité totale (par exemple, selon la norme ISO 11948-1) | Quantité maximale de fluide que le produit peut contenir dans un montage de laboratoire | Vitesse d'aspiration, état de sécheresse de la surface, fuites en cours d'utilisation | Méthode, édition, taille de l'échantillon, tailles testées |
| Taux d'acquisition | Vitesse d'ingestion du liquide | Comportement lorsque le noyau est partiellement chargé | Volume de dose, nombre de doses, intervalle |
| Rewet | La surface est redevenue humide sous l'effet de la charge | Capacité ou ajustement | Pression appliquée, dont la mesure a précédé celle de la dose |
| Capacité de rétention | Le fluide est retenu sans fuite ni réhumidification | Performances en présence de vides répétés | Référence de méthode, car elle peut être spécifique à l'acheteur |
| Essais multi-doses | Performances après des mictions répétées | Ajustement, confort, facilité d'utilisation par le personnel | Protocole complet, laboratoire indépendant |
Il s'agit d'une comparaison qualitative qui ne contient aucune valeur mesurée. L'écart entre Tests à insulte unique contre tests à insultes multiples C'est particulièrement important pour les niveaux “ lourd ”, « de nuit » et « institutionnel », où la durée de port s'étend sur plusieurs cycles d'urine. Deux rapports peuvent tous deux mentionner « réhumidification » tout en étant impossibles à comparer. Les évaluateurs qui comprennent cela demandent le nombre de mictions, le volume, l'intervalle et la charge.
Les méthodes d'essai ont elles aussi un champ d'application. Les recommandations de l'EDANA concernant son Méthode d'essai d'absorption avant fuite précise que cette méthode a été mise au point pour les produits destinés à l’incontinence modérée et sévère utilisés par les patients alités. Elle ajoute que les résultats concernant les produits ne relevant pas de ce champ d’application n’ont aucune valeur en raison d’une forte variabilité. L’EDANA souligne que les acheteurs ou les organismes payeurs demandent parfois des résultats ABL pour l’ensemble d’une gamme de produits. Un soumissionnaire capable d’expliquer pourquoi une méthode convient ou ne convient pas à un produit donné paraît plus crédible que celui qui fournit un chiffre pour chaque référence.
Un appel d'offres valide un produit à un moment donné, mais l'hôpital l'achète pendant des années. L'échantillon envoyé pour évaluation correspond au produit idéal. Si le non-tissé, le polymère superabsorbant ou l'élastique subissent des modifications après l'attribution du marché et que le cahier des charges ne fixe aucune limite, il n'y a techniquement pas de manquement.
C'est pourquoi tolérances des matériaux indiquées dans le cahier des charges, les certificats d'analyse par lot et les engagements relatifs au contrôle des modifications doivent figurer dans l'offre. Ils montrent que le fournisseur s'attend à ce que le produit livré corresponde au produit approuvé. Cependant, des limites plus strictes ne sont pas nécessairement meilleures. Elles doivent correspondre à ce que le processus de production et la méthode d'essai sont en mesure de garantir de manière fiable. Sinon, la limite devient une source de litiges plutôt qu'une protection.
C'est lors de l'évaluation en service que les produits conformes aux spécifications échouent encore. Les documents ne précisent pas si un dispositif peut être mis en place rapidement sur un patient incapable de se tenir debout, ni s'il reste en place après un repositionnement.
L'avis publié par NHS Supply Chain précise que les soumissionnaires pourraient être tenus de fournir des échantillons prêts à l'emploi pour chaque produit faisant l'objet de l'appel d'offres. Il indique également que des tests sur les produits pourront être effectués à tout moment au cours de la procédure d'appel d'offres et pendant toute la durée de l'accord-cadre. Les soumissionnaires doivent considérer ces échantillons comme un contrôle qualité continu et non comme un simple obstacle à l'entrée dans la procédure.
Les groupes d'experts classent souvent les produits par situation de soins plutôt que d'établir un cahier des charges unique pour tous. Cette même notice divise le marché en plusieurs catégories, notamment les couches-culottes à enfiler, les couches-culottes tout-en-un, les produits à ceinture, les protections pour culottes de fixation et les accessoires tels que les alèses et les draps de protection. Pour les patients alités ou en phase postopératoire, on estime souvent que les culottes à languettes refermables qui s’ouvrent à plat sont mieux adaptées au déroulement des soins. L’analyse du fabricant concernant pourquoi les hôpitaux préfèrent souvent les couches pour adultes à languettes présente ce cas. Les patients mobiles et capables d'aller aux toilettes seuls peuvent trouver les couches-culottes plus adaptées. Les alèses sont généralement considérées comme un article distinct. Le Liste de contrôle pour l'achat de alèses destinées aux hôpitaux et aux maisons de retraite médicalisées aborde la vitesse d'alimentation, le réhumidification, la feuille de fond et le respect des consignes d'emballage pour cette catégorie.
Les évaluations de quartier portent généralement sur :
C'est la commission d'évaluation des échantillons qui décide de la marche à suivre. Veuillez envoyer des produits issus de la production en série, dans les tailles pour lesquelles vous soumissionnez et dans le conditionnement que vous comptez fournir.
Pas forcément. Dans les appels d'offres où l'on évalue le coût total, une offre dont le prix unitaire est moins élevé peut s'avérer être la solution la plus coûteuse à l'usage.
Une fuite entraîne toute une série de coûts : un changement rapide, un nettoyage, parfois le remplacement de la blouse et du drap-housse, sans compter le temps consacré par le personnel soignant. L'analyse de la le coût caché des fuites dans les établissements de soins montre comment ces coûts se répartissent dans les différents budgets. Elle explique également pourquoi un léger écart de prix par mission peut être compensé par les coûts de main-d'œuvre et de linge. Les cadres permettant de calculer les coûts sur l'ensemble du cycle de vie, comme la directive européenne mentionnée ci-dessus, fournissent aux évaluateurs une base pour les prendre en compte.
Cela ne vaut que lorsque l'appel d'offres est conçu pour évaluer le coût total et que le fournisseur est en mesure de démontrer une réduction des coûts. Dans un appel d’offres axé uniquement sur le prix ou de type « réussite/échec », c’est le prix unitaire qui fait la différence entre les offres conformes. Dans ce cas, un fournisseur doit respecter scrupuleusement le cahier des charges, éviter toute surdimensionnement et fixer son prix à partir d’une structure de coûts connue. Les preuves d’économies doivent provenir des données d’essais de l’acheteur lui-même ou d’un modèle transparent, et non d’allégations génériques.
Plusieurs types d'échecs reviennent régulièrement. Ils découlent de la manière dont l'évaluation est structurée et des documents examinés dans le cadre de cet article. Il ne s'agit pas d'une étude quantifiée des offres rejetées.
Il est moins coûteux de constituer le dossier de justification avant l'ouverture de l'appel d'offres que de le préparer à la dernière minute. Voici une liste de contrôle pratique :
Les fournisseurs peuvent également voir comment un fabricant présente sa propre documentation. LOVINHUG’s rapports d'essais réalisés par des organismes tiers et documents de certification Cette page présente les rapports par référence de produit (SKU) portant sur l'absorption, la réhumidification, les fuites et la respirabilité, ainsi que, sur demande, les dossiers relatifs au système qualité et à la conformité. Quelles que soient les informations fournies par le fournisseur, les acheteurs doivent demander à consulter les documents originaux. Ils doivent vérifier l'entité juridique mentionnée sur chacun d'entre eux et s'assurer que les conditions d'essai correspondent au cahier des charges de l'appel d'offres.
Les acheteurs hospitaliers peuvent utiliser cette même liste à l'envers comme grille d'évaluation. Si une offre ne répond pas à la plupart des critères, l'évaluateur aura ainsi une idée des risques liés à la livraison avant même l'expédition du premier colis.
La plupart commencent par des critères obligatoires : qualification des fournisseurs, certificats relatifs au système qualité, documents réglementaires applicables et assurances. Les offres qui ne satisfont pas à ces critères sont écartées avant l'évaluation technique ou financière. Les exigences précises varient selon les pays et le cahier des charges.
Les paramètres couramment utilisés comprennent le taux d'absorption, le réhumidification, la capacité de rétention ou la capacité totale, et parfois la respirabilité, souvent selon des méthodes spécifiques telles que la norme NWSP 070.9.R1 ou la norme ISO 11948-1. Les produits destinés à un usage intensif peuvent également nécessiter des données relatives à plusieurs doses. Les exigences varient selon les acheteurs.
Non. De nombreux appels d'offres recourent à une notation pondérée incluant des critères de qualité, et certains cadres réglementaires autorisent la prise en compte des coûts sur l'ensemble du cycle de vie. Il existe également des appels d'offres basés uniquement sur le prix ou fonctionnant selon un système strict de « réussite/échec » ; la réponse dépend donc de la manière dont l'appel d'offres est rédigé.
Souvent. Les acheteurs peuvent demander des échantillons prêts à l'emploi et tester les produits pendant et après l'appel d'offres. Les jurys évaluent généralement l'ajustement, la facilité d'application, la stabilité après repositionnement et le séchage en surface ; les échantillons doivent donc correspondre au produit de série.
Souvent. La procédure publiée par Medi-Cal, par exemple, exige qu’un laboratoire indépendant du fournisseur effectue les analyses et fournisse des résultats pour les tailles moyennes et grandes. Vérifiez le libellé de chaque appel d’offres, car les exigences en matière de tailles, de méthodes et d’indépendance du laboratoire varient.
La réhumidification dépend du volume de dose, du nombre de doses, de l'intervalle, de la charge appliquée et du moment de la mesure. Si les conditions ne sont pas identiques, les chiffres ne reflètent pas la même réalité. Les évaluateurs doivent demander les protocoles complets ou refaire les tests sur tous les candidats selon une seule et même méthode.
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